Opis systému ORBITA TAB

Čo je systém ORBITA-TAB a ako funguje?

Hlavnou úlohou systému ORBITA-TAB je automaticky spracovať dáta od zamestnávateľov a pripraviť z nich odbornú správu. Beží v prostredí Microsoft 365 (SharePoint a Excel Online), čo znamená, že nemusíte nič manuálne prepisovať – systém si údaje sám „vytiahne“ z databázy.

Celé riešenie stojí na troch jednoduchých častiach:

Excel: Vaše hlavné pracovné prostredie, kde zadávate IČO a píšete komentáre.
SharePoint: Online úložisko, kde nájdete svoje šablóny a kde sa ukladajú hotové správy.
Power Automate: „Motor“ na pozadí, ktorý po kliknutí na tlačidlo vygeneruje finálny dokument.

Ako sa prihlásiť a kde nájsť šablóny?

Bezpečnosť dát je kľúčová, preto je prístup k nástrojom chránený overením vašej identity.

Postup prihlásenia:

Otvorenie odkazu: Kliknite na zdieľaný odkaz, ktorý ste dostali, a zadajte svoj pracovný e-mail.
Overovací kód: Do e-mailu vám príde kód od odosielateľa „Aliancia sektorových rád (cez Microsoft)“. Tento kód prepíšte do okna v prehliadači a potvrďte.
Výber sektora: Na SharePointe otvorte priečinok, ktorý prislúcha vášmu sektoru.
Ukladanie správ: V každom sektore je priečinok „Výstupné správy“. Tu nájdete hotové PDF dokumenty aj Excel kópie.

Zlaté pravidlo: So šablónou pracujte vždy iba v prehliadači (Excel Online). Ak si súbor stiahnete do počítača, prestanú fungovať prepojenia na databázu a nebudete môcť načítať žiadne dáta.

Ako načítať dáta firmy (Synchronizácia)

Aby ste mohli začať analyzovať konkrétnu firmu, musíte do šablóny dostať jej údaje.

Zadanie IČO: Vľavo hore kliknite na zelené tlačidlo „Zadej IČO“. Systém sa vás opýta na IČO. Týmto krokom sa zároveň vymažú staré komentáre a tabuľky sa „vynulujú“, aby ste nezačínali s dátami predchádzajúcej firmy.
Aktualizácia dát: Použite klávesovú skratku Ctrl + Alt + F5. Ak nereaguje, kliknite myšou kamkoľvek do hárka a skúste to znova.
Priebeh: V pravom dolnom rohu uvidíte nápis „Aktualizace dat...“. Keď zmizne, tabuľky a grafy sa automaticky prepočítajú podľa údajov danej firmy.

Control Panel: Vaša kontrolka správnosti

Hárok Control Panel je „mozgom“ celej šablóny. Stráži, či zamestnávateľ vyplnil všetko správne a či mu sedia súčty (napr. či súčet mužov a žien súhlasí s celkovým počtom zamestnancov).

Zelená farba: Všetko je v poriadku, dáta sú logicky správne.
Červená farba: V dátach je chyba (napr. v tabuľke A01 chýbajú 2 ľudia).

Čo sledovať:

Piliere P1 – P8: Čas a stav odoslania dotazníkov.
Časti B, C, D: Či sú vyplnené.
Kontrolné súčty: Systém krížovo kontroluje tabuľky A01 až A12.
Integrita IČO: Kontrola, či všetky načítané dáta patria tej istej firme.

Kým Control Panel nesvieti na zeleno a neukazuje „0“ chýb, nemá zmysel vytvárať výstupnú správu, údaje nebudú úplné.

Tvorba komentárov ku grafom v hárku „Agraf“

Hárok obsahuje 12 grafov, ktoré vám pomôžu s interpretáciou. Pri písaní sa orientujte podľa farieb polí:

Zelené polia: Systém ich vyplní za vás (jednoduché štatistiky).
Modré polia: Slúžia ako vzor alebo inšpirácia, ako by mal text vyzerať.
Červené polia: Sem vpisujte komentáre ku grafom.
Dátové polia: Pod komentármi vidíte presné čísla z grafov, aby ste ich nemuseli pracne hľadať.

Tip: Grafy v tomto hárku sú len pre vašu informáciu. Ak chcete v správe zmeniť vzhľad grafu, musíte to urobiť priamo v hárku „Výstupná správa“.

Kontrola a vygenerovanie hotovej správy

Predtým, než správu „vypustíte“ do sveta, urobte si malú revíziu:

[ ] Sú na titulnej strane správne údaje o firme (názov, IČO)?
[ ] Sú prvé dva odseky v úvode v poriadku?
[ ] Sedia dátumy prieskumu?
[ ] Sú všetky texty v tabuľkách čitateľné (nie sú riadky príliš nízke)?
[ ] Je Control Panel celý zelený?

Kontrola pred generovaním

Pred samotným exportom je nevyhnutné skontrolovať hárok „Control Panel“. Všetky kontrolné funkcie musia byť v poriadku, čo systém signalizuje zeleným podfarbením s nulovým počtom chybových bodov. Až keď systém vyhodnotí údaje ako kompletné, pozadie bunky s odkazom na spustenie automatizácie sa sfarbí na zeleno.

Spustenie generovania (Power Automate)

Samotné generovanie prebieha v niekoľkých rýchlych krokoch:

Prejdite myšou nad nápis „Vygenerovať správu“.
Zobrazí sa prepojenie na automatizáciu, kde kliknete na modrý text „Microsoft Power Automate“.
V novom okne najskôr vyberte zodpovedajúci sektor, pod ktorý daný zamestnávateľ spadá.
Následne kliknite na tlačidlo „Spustiť tok“ (Run flow).
Po úspešnom spustení kliknite na „Hotovo“ a okno môžete zavrieť.

Ukladanie súborov a finálna vizuálna kontrola

V priebehu niekoľkých desiatok sekúnd systém automaticky vytvorí v priečinku sektora (v časti „Výstupné správy“) nový priečinok, ktorý je pomenovaný podľa IČO zamestnávateľa. Do tohto priečinka sa uložia dva súbory: vygenerovaná správa vo formáte PDF a kópia šablóny vo formáte XLSX. Názvy oboch súborov obsahujú časovú pečiatku, vďaka ktorej ľahko identifikujete najnovšiu verziu v prípade, že by ste správu generovali opakovane.

Následne je nutné otvoriť vytvorený PDF súbor a vykonať vizuálnu kontrolu. Zamerajte sa napríklad na to, či nejaká tabuľka nepresahuje na ďalšiu stranu len o jeden riadok. Ak zistíte nedostatky, otvorte si vytvorenú kópiu šablóny (XLSX), upravte v nej výšku riadkov a správu vygenerujte znova.

Odoslanie zamestnávateľovi

Keď je PDF správa po vizuálnej aj obsahovej stránke úplne v poriadku a prípadné staršie (chybné) verzie sú z priečinka vymazané, môžete pristúpiť k jej odoslaniu. Správu odošlite zamestnávateľovi v súlade s internými pokynmi.